Excel 3 本で在庫がずれる卸会社へ。発注と在庫の管理システムは 3 か月・150 万円

このご相談は、最近よくいただく相談を 3 件以上まとめて作った架空の例です。会社名も数字も、特定の 1 社のものではありません。

こんなご相談

社員 18 人で業務用の厨房機器を卸しています。仕入先への発注書は FAX と紙、在庫は本社・倉庫・営業がそれぞれ Excel を持っていて、毎週ずれます。月末の棚卸しは 3 人で 2 日かかります。パッケージの業務システムを見に行ったら「初期 400 万円＋月 8 万円」、開発会社は「要件定義から 600 万円・8 か月」でした。どちらも高くて、何から手を付ければいいのか分かりません。

要るものと、要らないものを分ける

600 万円の見積もりで先に積まれている所から見ます。

• 要るもの 3 つ。①商品 1,200 点の在庫が 1 か所で見える。②発注書を画面で作り、仕入先にメールか FAX で送れる。③入荷と出荷をスマホのバーコード読み取りで記録できる。
• 要らないもの 2 つ。①会計システムとの完全な自動連携。最初は CSV（会計ソフトが読み込める表のファイル）の書き出しでつなぎます。②仕入先ごとの発注量の自動計算。データが 3 か月たまってからでないと当たりません。

この例の 600 万円は、「要件定義（何を作るかを先に文書にまとめる工程）150 万円」と「会計連携・自動発注 200 万円」が先に積まれていました。外すのはこの 2 つです。

うちならこう作る

1. 今の Excel 3 本をそのまま読み込んで、1 つのデータベース（3 本の Excel をまとめたデータの本体）にします。入力のやり直しはありません。
2. 画面は 6 枚。在庫の一覧、入荷、出荷、発注書、仕入先、月末の棚卸し。最初の 2 週間で在庫の一覧だけ動くものを作り、倉庫で実際に使ってもらいます。
3. 毎週 1 回、動くものを見てもらって直します。要件定義書を先に 100 ページ書くことはしません。使う人が画面を見て言った言葉が、そのまま要件になります。3 人で 2 日かかっていた月末の棚卸しは、読み取った数と一覧の差があった品だけ数える形に変わります。

納品するものは 4 つです。画面 6 枚、スマホのバーコード読み取り、CSV の書き出し、使い方の説明と移行の立ち会い。

期間と金額（税抜・目安）

3 か月・150 万円で済む理由は 1 つです。要件定義書を先に書かず、今の Excel を起点に毎週直すからです。比較サイトが 2026 年に公開している実際の取引の中央値は、業務支援システムで約 184 万円。1 から作る専用のシステムは 300 万〜1,000 万円が目安で、ある開発会社が自社サイトで公開している実績例にも、販売・購買・在庫の管理で 260 万円・4 か月というものがあります。

別にかかるもの

• 月々の実費。データベースとサーバーの利用料で月 1 万円前後。
• バーコードの読み取り機。1 台 2 万〜3 万円。スマホのカメラでも読めます。
• 公開後の保守。年間で開発費の 10%（年 15 万円）。公開後も機能の追加を続ける場合は、月 50 万円の継続の契約があります。

見積書を持っている方へ。これから作る方へ

手元に 600 万円の見積書があるなら、その見積書を送ってください。項目を 1 つずつ並べて、削れる所と残す所を 3 営業日で比較表にしてお返しします。まだ見積書が無い方は、今の Excel の列の名前と、困っていることを文章で書いてもらえれば、同じ形で見積もりを出します。どちらも無料です。

→ 相見積もり診断（Vibe Coding Factory）